Comment bien choisir son application de comptabilité?

Article rédigé par Jérémy Joron le
et modifié le jeudi 23 juillet 2015
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Le sais-tu?

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Lorsque l'on est entrepreneur, il est très important de maintenir ses comptes à jour. Noter ses dépenses et revenus tout en les classant par catégorie pour faciliter les déclarations d'impôts ou de taxes. Toute foi comment choisir le bon logiciel ?

Comment exporter vos données ?

La première chose à regarder c'est qu'elles sont les options exportations. Imaginons que dans 2 ans, vous trouviez une application de comptabilité vraiment extraordinaire et que vous désirez tout migrer vers cette application. La question sera donc comment rapatrier toutes vos données automatiquement sans devoir tout recommencer à la main ? Pour cela, il faut regarder les options d'exportation. De ce fait, assurez-vous que l'application propose d'exporter vos données au moins dans le format CSV qui est le plus populaire. Faites un test au début pour vérifier que toutes les informations sont bien exportées, que les encodages sont respectés et qu'il ne vous manque aucune information vitale dans le fichier d'exportation.

Quels sont les critères possibles pour personnaliser vos rapports ?

Avoir centralisé ses données financières c'est bien. Ensuite il faut pouvoir les exploiter comme bon nous semble. De ce fait, regarder quels sont les différents critères qui vous permettent de générer des rapports personnalisés. Par exemple, pouvez-vous compiler vos données :

  • à partir d'une date X jusqu'à une date Y ?
  • par catégories ?
  • par clients
  • etc.

Dans quel format l'application peut générer des rapports ?

L'autre question importante est de se demander comment vous allez pouvoir transmettre vos données à votre comptable. Est-ce que l'application permet de générer des rapports au format :

  • PDF
  • HTML
  • CSV
  • EXCEL
  • ou autre format que votre comptable est capable de lire sur son ordinateur

Regardez également si vous pouvez imprimer facilement vos rapports.

Quelles sont les options de sauvegardes ?

Regardez également si l'application vous permet d'effectuer des sauvegardes automatiques (sur votre ordinateur, un disque dur, un serveur, Dropbox, Google Drive ou autre) ou s'il vous rappelle périodiquement de réaliser une sauvegarde manuellement. Il serait dommage de perdre toutes ses données parce que vous avez eu un virus ou que votre ordinateur a rendu l'ame.

Quelles sont les options d'importations ?

Imaginons que demain vous achetez un nouvel ordinateur plus récent. Il faudra tout réinstaller sur le nouvel ordinateur. Dans ses conditions, il faut que votre application vous permette d'importer les données présentes sur votre ancien ordinateur et que ceux-ci soient importés correctement. Qu'il n'y ait pas de caractères bizarre et incompréhensible à la place des caractères qui possèdent des accents par exemple.

Export et importation des images

Un problème lié au format CSV qui est le plus répondu pour l'import et l'export de données est que celui-ci ne permet pas d'exporter ou d'importer directement des images (des images de vos factures par exemple). De ce fait, ne rejetez pas une application sous prétexte qu'il exporte tout sauf les images. C'est le cas pour la majorité des applications malheureusement. Toute fois, si vous connaissez une application qui permet d'exporter et d'importer l'ensemble des images, n'hésitez pas à m'en informer ! Je serais vraiment heureux de la tester!

Il y a-t-il une version de l'application sur d'autres supports ?

À l'heure actuelle, la mobilité est omniprésente. On a besoin d'accéder à ses données en tous lieux, à tout moment et pour diverses raisons. De ce fait, regarder si l'application dispose d'une déclinaison sur un autre format. En d'autres mots, regardez si l'application est disponible sur :

  • ordinateur,
  • internet
  • téléphone mobile
  • tablette

Cela vous permettra de faire une présélection parmi les différentes applications. Regardez aussi si vous devez payer l'application une seule fois ou plusieurs fois sur chacun de vos supports.

En conclusion

Pour conclure, voici les principaux critères à vérifier avant d'opter pour une application de comptabilité :

  • quel est le format d'exportation ?
  • Pouvez-vous générer des rapports sur mesure ?
  • Pouvez-vous transmettre facilement des données à votre comptable ?
  • il y a-t-il des options de sauvegardes automatiques ?
  • Quels sont les formats d'importations ?
  • Il y a-t-il une version mobile et bureau ?

Et si vous cherchez une application de comptabilité sur IOS peut-être que Receipts pour vous satisfaire.

Le sais-tu?

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