Comment gérer ses rendez-vous?

Article rédigé par Jérémy Joron le
et modifié le mercredi 15 juillet 2015
691 mots    1752


Le sais-tu?

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La première chose à faire est de noter tous vos rendez-vous ! Ne tombez pas dans le piège de dire que vous avez une bonne mémoire et que vous allez vous en souvenir. La fatigue, le stress et le manque de temps sont les pires ennemies de la mémoire et c'est précisément ce que vois aurez dès que votre entreprise commencera à rouler. Donc avant de commencer à perdre des bouts, commencez dès maintenant à prendre de bonnes habitudes en notant précisément tous vos rendez-vous.

Quelle est votre application de prise de rendez-vous ?

Aujourd'hui, il existe de nombreux outils pour mémoriser ses rendez vous. Vous avez par exemple

  • Outlook sur Windows
  • Calendrier sur Mac
  • Google Calendar en ligne
    L'application importe peut. Allez-y avec vos préférences. Toutes fois, privilégiez une app qui soit
  • gratuite
  • compatible ordinateur, mobile et tablette
  • synchronisation automatique
  • compatible avec votre écosystème
    C'est le minimum syndical.

Comment noter ses rendez-vous ?

Il y a bien évidement les indications de bases

  • jour
  • heures
  • adresse
    Toute fois, pensez également à obtenir les informations suivantes :
  • adresse EXACTE. Si le rendez-vous est à Papineau, est-ce au métro Papineau, au boulevard Papineau ou au café Papineau ? Il serait bête d'attendre pour rien parce que vous vous êtes mal compris.
  • numéro de téléphone CELLULAIRE pour pouvoir contacter en cas de retard ou d'imprévu
  • une photo si vous vous ne vous êtes jamais rencontrer
  • le nom et prénom de la personne. (Si vous pensez reconnaître votre rendez-vous, il faut être en mesure de lui demander si c'est bien son nom pour vérifier que c'est bien cette personne que vous attendez)
  • le temps minimum et maximum de la rencontre (il faut être en mesure de planifier votre emploi du temps, donc imposer un temps maximal quitte à prendre un deuxième rendez-vous)

Comment préparer le trajet du rendez-vous ?

Tout d'abord, planifiez le temps du trajet. Si vous devez prendre le bus ou le métro, quel sera le trafic, si vous devez recharger votre titre de transport, mettre de l'essence, chercher le lieu du rendez-vous, une place pour se garer, etc.
Prenez également le temps de visualiser le trajet et le lieux sur Google Maps et Google Street View pour vous familiariser avec le lieu.

Préparer la conversation

Renseignez-vous un minimum sur le client que vous allez rencontrer. Renseignez-vous sur son entreprise, son secteur d'activité, sa clientèle, etc. Si vous savez la raison de la rencontre ajustez votre offre et vos arguments à la réalité de son entreprise.

Comment optimiser votre temps lors des rendez-vous ?

Réservez par exemple au maximum 2 jours par semaine à vos rendez-vous. Bien sûr tout dépend de votre domaine d'activité et de votre rôle. Si vous êtes payé pour "produire" ce que vous demande vos clients, alors il faut vous concentrer sur la production et non sur les rencontres. De ce fait, il faut vous assurer que vos rencontres ne prennent pas tout votre temps et vous empêche ainsi de faire ce pour quoi on vous paye.

Placez tous vos rendez-vous le même jour et au même endroit.

En faisant cela, vous allez gagner un temps énorme. Imaginez que vous avez 3 clients à rencontrer à différentes dates dans la semaine. Chaque client vous demande 1h allé-retour. Cela fait donc 3h en moins dans votre production. Imaginons que vous êtes payer à 50$/h et que vous rencontrez 10 clients dans le même mois. Cela signifie que vous avez perdu 500$ en déplacement sans compter l'essence ! Pour optimiser cela, planifiez une journée entière à rencontrer plusieurs clients et au même endroit. De ce fait, vous allez pouvoir réduire considérablement les coûts de transport et vous ne serez pas en retard pour les rendez-vous de la journée (vu que vous êtes déjà sur place)

En conclusion

Avoir des rendez-vous peut être très important pour une entreprise. Cela peut aboutir à l'acquisition de nouveaux clients. Toute fois, il faut bien faire attention à ce que tous ces rendez-vous ne prennent pas tout votre temps et vous empêche de vous concentrer sur les tâches qui vous rapportent véritablement des revenus. Donc avoir des rendez-vous c'est bien, mais demandez-vous toujours comment optimiser votre temps de rencontre afin de ne pas trop perdre du temps de production, donc de l'argent.

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