Comment gérer une multitude de tâche urgente?

Article rédigé par Jérémy Joron le
et modifié le mercredi 22 juillet 2015
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Il arrive des moments où tous les clients nous contactent au même moment avec une urgence. Dans ces moments, inutile de dire que le stress monte très rapidement et on se demande sans cesse quoi faire en premier.

Trier les véritables urgences

La première chose à faire est de définir quelles sont les véritables urgences. Car bien souvent, elles ne le sont pas vraiment. Par un exemple, un client A a besoin d'ajouter une nouvelle section sur son site pour afficher sa nouvelle promo. Les communiqués de presses ont déjà été envoyés mais la section n'a pas encore été faite alors il faut la faire au plus vite !
Cette exemple de requêtes, même si elle en a l'air, n'est pas du tout une urgence ! C'est une très mauvaise organisation du client qui ne fait pas du tout les choses dans l'ordre. Avant de lancer sa promo, il faut s'assurer que ces outils soient près et fonctionnels. Dans ce cas précis, si on a pas de véritables urgences ont pourrait traiter cette demande en facturant un supplément pour le travail urgent sous pression. Autrement, il s'ajoutera en dessous de la liste de tâche. Si un jour cette situation vous arrive, ne stressez pas. Vous n'avez fait aucune erreur, c'est le client qui en a fait et ce n'est pas à vous de payer les pots casser. Par contre facturer plein prix pour sauver les meubles !
Bref on voit ici que malgré les apparences ce n'est pas une véritable urgence. Alors si vous êtes déjà dans le jus, prenez une note et faîtes le dès que vous aurez le temps mais pas en priorité et pas sans compensation. Il faut également éduquer votre client, lui apprendre qu'on doit faire les choses dans l'ordre et surtout que vous avez un emploi du temps à respecter également et qu'il n'est pas votre seul client.

Qu'est-ce que c'est qu'une véritable urgence ?

C'est la question que vous devez vous poser et vous verrez que ce n'est pas si simple. Pour moi une véritable urgence est un problème grave qui :

  • empêche une entreprise de générer des revenus voir qui fait perdre des sous
  • nuit gravement à son image de marque
  • rend le produit, service ou site inutilisable

Et qui naturellement doit impérativement être corrigée sans délais.

Comment classer les véritables urgences ?

Personnellement, je vous conseille de les classer par ordre de rapidité. Effectuez les tâches les plus rapides et faciles en premier et les longues en dernier. Et si deux tâches se lavent, premier arrivé, premier servi. Comme ça, votre liste diminuera rapidement. Cela aura pour effet d'améliorer votre moral en voyant que ça avance et surtout de diminuer le stress.

En conclusion

Lorsque vous crouler sous des tonnes de tâches à faire en même temps et dans un très court laps de temps, la première chose à faire est de garder son sang froid. Traitez le plus rapidement possible vos tâches une par une dans l'ordre énoncé ci-dessus tout en gardant en tête que même si votre client vous met une terrible pression, son entreprise ainsi que la votre, continuera à tourner même s'il vous est humainement impossible de répondre à ses attentes dans le temps qu'il souhaiterait. S'il y a des problème de planning c'est qu'il y a un problème d'organisation et c'est ce problème qui doit être réglé en priorité. D'ailleurs, vous pouvez apprendre à mieux gérer votre temps grâce à cet ebook.

La vie m'a appris une chose : quand il y a urgence, il faut parfois savoir ne pas se presser.

- Christian Blanc

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