Externaliser l'aspect administratif de la formation

Article rédigé par Jérémy Delannoy le 814 mots    209


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L'externalisation de la formation : de quoi s'agit-il ?

L'externalisation de la formation consiste à confier à un prestataire externe, spécialiste du métier, tout ou partie des tâches liées à la gestion opérationnelle des formations professionnelles d'une entreprise.

Ces tâches sont nombreuses : le recueil des besoins de formation, la construction et le chiffrage du plan de formation, l'étude des dispositifs de financement et leur optimisation, la recherche et la sélection des organismes de formation, la négociation des budgets, la gestion logistique (la convocation des participants, la réservation des salles de formation, des moyens pédagogiques, la gestion des reports des dates de sessions, les déplacements des collaborateurs...) la gestion administrative (la rédaction des conventions de formation, des demandes de prise en charge auprès de l'OPCA, le recueil et le suivi des feuilles d'émargement et de satisfaction, le paiement des organismes de formation, l'affectation des dépenses par centre de profit, l'export des données vers le système d'information interne...) la gestion sociale avec la rédaction et la présentation des bilans sociaux et la gestion fiscale avec la déclaration 2483 ; enfin, le cas échéant, la gestion des organismes de formation internes et la rédaction du bilan pédagogique annuel.

Pourquoi recourir à la gestion externalisée de la formation ?

Le recours à la gestion externalisée de la formation professionnelle répond à deux attentes principales :
• la volonté de l'entreprise de réorienter ses ressources internes vers des tâches générant une valeur économique et sociale supérieure pour son organisation ;
• le souhait de maximiser sa performance et sa productivité tout en recherchant des économies budgétaires.
Il s'agit pour l'entreprise de s'interroger sur la bonne utilisation de ses ressources internes dédiées à la gestion de la formation :
• Ne consacrent-elles pas trop de temps à des tâches à faible valeur ajoutée ?
• Sont-elles équipées des outils techniques pour une gestion optimale de la formation ?
• Peuvent-elles adopter une organisation plus efficace et moins coûteuse ?
L'externalisation de la formation est une solution permettant à la direction des ressources humaines de l'entreprise de se recentrer sur ses activités stratégiques et de bénéficier de l'accompagnement d'experts dédiés pour la mise en œuvre opérationnelle de la formation professionnelle.

Les enjeux de l'externalisation de la formation.

L'externalisation de la formation professionnelle est une pratique en forte expansion dans les entreprises françaises qui rejoignent ainsi leurs homologues anglo-saxonnes qui, de plus longue date, ont opté pour la gestion externalisée de leurs formations : le "training process outsourcing".

Le service des ressources humaines porte, au travers de la formation, une responsabilité importante et stratégique pour la réussite de l'entreprise : celle de permettre à ses salariés de contribuer pleinement aux objectifs de l'organisation, par leurs capacités techniques et par leur motivation. Il porte également la responsabilité, comme tout contributeur de l'entreprise, de maximiser les résultats tout en économisant les ressources, de dégager un retour sur investissement positif.

Les responsables de la formation sont cependant soumis à une gestion logistique et administrative de la formation très chronophage, à une offre de formation en perpétuelle mutation, pléthorique et atomisée, dans laquelle il est difficile de s'y retrouver, à des évolutions réglementaires permanentes, à de multiples interconnections entre les acteurs du système dont il faut gérer les relations : les salariés, les managers, les services achat, les OPCA, les organismes de formation externes et internes, les co-financeurs (FPSPP, Régions, FSE...) les instances représentatives du personnel, la direction générale et financière, les services fiscaux...

Le temps et l'énergie investis dans cette gestion opérationnelle de la formation ne sont pas consacrés aux enjeux stratégiques pour l'organisation : la déclinaison de la stratégie de l'entreprise par la formation, le pilotage des résultats quantitatifs et qualitatifs, l'ingénierie pédagogique relative aux contextes et à leurs évolutions, l'anticipation des attentes et des moyens, la proximité avec la direction générale, les salariés, les managers et les instances représentatives du personnel.

L'enjeu de l'externalisation de la formation est donc de repositionner les ressources internes sur leurs tâches à plus forte valeur ajoutée, dans l'intérêt des salariés et de l'entreprise.

Des bénéfices concrets

Le recours à la gestion externalisée de la formation professionnelle répond à une triple attente :

  1. Efficacité économique (comme réponse aux contraintes budgétaires)
    • Réduction de 20% et variabilité des coûts de la fonction Formation ;
    • Optimisation des financements ;
    • Maitrise du budget formation.
  2. Performance opérationnelle (comme réponse à la complexité croissante)
    • Suppression de la charge administrative ;
    • Fluidité organisationnelle entre tous les acteurs (internes : salarié, managers, RF et externes : organismes, OPCA, prestataires) ;
    • Stabilité et fiabilité des processus d’administration ;
    • Conformité légale des pratiques ;
    • Garantie du déploiement des projets de formation ;
    • Sécurisation complète de la gestion de la formation.
  3. Valorisation de l’activité (comme réponse au besoin de création de valeur)
    • Recentrage sur les missions RH et formation à forte valeur ajoutée ;
    • Amélioration du service rendu aux managers

C'est pour cela que je vous propose l'externalisation de certaines tâches administratives qui touchent la formation de vos salariés. Pour plus de renseignements, rendez-vous sur mon site internet http://solutionadministrative.jimdo.com ou sur ma page facebook https://www.facebook.com/Services-dexternalisation-administrative-J%C3%A9r%C3%A9my-Delannoy-992936797401038/timeline/

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