Classer ses factures d'entreprise correctement

Quand on est une entreprise, il est important de garder ses dépenses, de les classer correctement afin de pouvoir les sortir rapidement au besoin. Notamment pour les fournir au comptable pour avoir des déductions d'impôts.

Des factures numériques par ci, des factures papiers par là.

Au début, j'avais deux rangements de factures. Une qui conservait mes factures papier dans un classeur et l'autre sur mon ordi qui regroupait mes factures numériques. Je ne trouvais pas ça pratique et si je voulais avoir une vue globale de mes dépenses ce n'était pas vraiment possible, car les données étaient réparties à deux endroits différents. J'ai donc dû chercher une solution pour centraliser mes factures.

Numériser les factures papier

Mon premier réflexe a été de numériser mes factures papier pour les classer avec mes factures numériques. De cette façon, ils sont toujours à portée de main et je peux générer des rapports détaillés très rapidement. Ce qui était presque parfait. Et en passant, si vous désirez aller plus loin, n'hésitez pas à consulter mon article qui donne des conseils pour bien choisir son application de comptabilité..

Comment retrouver l'originale d'une facture papier rapidement ?

À certains moments, j'ai du recherché une facture papier originale pour diverses raisons. Mes factures papier étaient classées par catégorie. Cependant pour retrouver une parmi des mois et des mois de facture c'était loin d'être rapide et agréable.

Lier les factures papier originales avec leur équivalent numérique

L'astuce que j'ai trouvée pour pallier ce problème était tout simplement d'écrire sur la facture papier le numéro de facture généré par l'application de comptabilité. Ainsi, en numérisant la facture, si l'application lui attribuait le numéro 123 (que c'était la 123e facture que j'ajoutais), j'inscrivais alors ce numéro sur la facture et je rangeais à la suite des autres. Ainsi, lorsque je désire retrouver une facture, je fais la recherche dans l'application qui m'indiquera par la même occasion le numéro de la facture. Il me restera par la suite à aller chercher l'originale avec ce numéro et le tour est joué !

Voilà pour ma petite astuce maison afin de classer et de retrouver rapidement mes factures papiers et numérique. Si vous avez de meilleures astuces, n'hésitez pas à m'en faire part :)



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